Si te han pedido una traducción jurada y Apostilla de la Haya para un documento que vas a presentar fuera de España, hay una cosa que conviene tener clara antes de gastar un euro: el orden. Primero se apostilla el documento original y después se traduce todo, incluida la apostilla.
Hacerlo al revés es el error más frecuente y el más caro de este trámite. La traducción queda incompleta, el organismo de destino la rechaza y toca volver a pagar. Aquí te explicamos el orden correcto, qué documentos necesitan apostilla, dónde se pide en España y en qué casos no hace falta. Si buscas el detalle de la legalización y la Apostilla de La Haya, lo tienes en nuestra guía completa.
¿Qué va primero, la apostilla o la traducción?
Primero la apostilla. La apostilla se incorpora al documento original: añade una hoja o un sello con firmas, fechas y datos del funcionario que certifica. El traductor jurado traduce lo que tiene delante, así que, si le mandas el documento sin apostillar, la traducción no recogerá esa información.
El orden que funciona en la práctica es este:
- Consigue el documento original, actualizado y emitido por la autoridad competente.
- Apostíllalo en el organismo que corresponda según el tipo de documento.
- Encarga la traducción jurada del documento y de la apostilla, en un solo encargo.
- Presenta el conjunto: original apostillado + traducción jurada.
Hay una excepción que conviene comprobar antes de empezar: algunos organismos extranjeros piden que se legalice la firma del propio traductor jurado. En ese caso el trámite cambia y hay que confirmarlo con el organismo receptor antes de traducir.
Qué es la apostilla de La Haya
La apostilla de La Haya es una certificación normalizada que acredita la autenticidad de la firma del documento, la calidad en que ha actuado quien lo firma y, cuando corresponde, el sello o timbre que lleva. La creó el Convenio de 5 de octubre de 1961, que suprimió la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros y sustituyó la cadena de legalizaciones diplomáticas por un único trámite entre los países firmantes.
Dos matices que evitan la mayoría de los malentendidos:
- La apostilla no certifica el contenido del documento, solo su origen. No dice que lo que pone sea cierto, dice que lo firmó quien dice firmarlo.
- La apostilla no traduce nada. El formulario está normalizado y suele traer los encabezados en varios idiomas, pero los datos que se rellenan (nombres, cargos, fechas, organismo) van en el idioma del país emisor.
En España existe también la apostilla en soporte electrónico, con la misma validez que la emitida en papel y verificable a través del Registro Electrónico de Apostillas del Ministerio de Justicia.
Qué documentos hay que apostillar antes de traducir
No hay una lista cerrada: quien decide es el organismo de destino. Dicho esto, estos son los documentos que en nuestro día a día llegan casi siempre con apostilla exigida:
- Certificados del Registro Civil: nacimiento, matrimonio, defunción y fe de vida y estado.
- Certificado de antecedentes penales.
- Títulos universitarios y expedientes académicos.
- Poderes notariales, escrituras y actas notariales.
- Sentencias y resoluciones judiciales, sobre todo de divorcio y adopción.
- Certificados mercantiles y documentación societaria.
Los documentos privados (un contrato entre particulares, una nómina, un informe médico de una clínica privada) no se apostillan tal cual. Si el destino los exige apostillados, antes hay que pasar por notario para que legitime la firma. Puedes ver todos los documentos que traducimos y sus particularidades.
Regla práctica: antes de mover nada, pregunta al organismo de destino dos cosas por separado. Una, si exige apostilla. Dos, si exige traducción jurada. No siempre van juntas.
Dónde se pide la apostilla en España
La competencia está repartida por tipo de documento, según el Real Decreto 1497/2011. Un documento emitido en España solo puede apostillarse en España: ningún consulado extranjero ni autoridad de otro país puede hacerlo por ti. El trámite de legalización única o Apostilla está detallado en la web del Ministerio de Justicia.
Documentos judiciales (incluidos los del Registro Civil) y administrativos
Puedes acudir, a tu elección, a cualquiera de estas tres:
- Oficina Central de Atención al Ciudadano del Ministerio de Justicia.
- Gerencias Territoriales del Ministerio de Justicia y oficinas delegadas de Ceuta y Melilla.
- Secretarías de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia.
Los documentos del Tribunal Supremo y de la Audiencia Nacional son la excepción: los apostillan en exclusiva sus respectivos Secretarios de Gobierno.
Documentos notariales y privados con firma legitimada ante notario
Los apostillan los Colegios Notariales o los notarios en quienes deleguen. Aquí no hay elección: el Ministerio de Justicia no apostilla documentos notariales.
Documentos que necesitan un paso previo
Algunos documentos administrativos exigen un reconocimiento previo de firma antes de poder apostillarse. El caso típico son los títulos y certificados académicos, que pasan primero por el ministerio competente en educación. Si tu documento es académico, cuenta con ese paso extra en los plazos.
Qué pasa si traduces antes de apostillar
Lo que pasa es que la traducción jurada no recoge la apostilla, y el organismo de destino ve un documento apostillado cuya certificación no puede leer. El resultado habitual es una de estas tres:
- Te devuelven el expediente y pierdes las semanas que llevabas de trámite.
- Pagas una segunda traducción jurada solo para la hoja de la apostilla, con el mínimo de facturación que eso implica.
- Se te caduca el documento base. Muchos certificados tienen una validez limitada para el trámite (los antecedentes penales son el ejemplo clásico), y si se agota hay que volver a solicitarlo, apostillarlo y traducirlo desde cero.
Si ya lo has hecho en el orden equivocado, no tires nada. La traducción jurada del documento sigue siendo válida: lo que falta es añadir la traducción jurada de la apostilla y unirla al conjunto.
Países del Convenio de La Haya: cuándo no hace falta
La apostilla solo sirve si el país de destino es parte del Convenio de 1961, al que ya se han adherido más de 125 Estados. Puedes consultar la lista oficial actualizada de Partes contratantes en la web de la Conferencia de La Haya. Si el país no está, no hay atajo: el documento tiene que pasar por la legalización diplomática, con el Ministerio de Asuntos Exteriores y el consulado del país de destino en España.
Y hay casos en los que no hace falta ni apostilla ni legalización:
- Dentro de la Unión Europea, el Reglamento (UE) 2016/1191 exime de apostilla a determinados documentos públicos entre Estados miembros: nacimiento, defunción, matrimonio, estado civil, domicilio, nacionalidad o ausencia de antecedentes penales, entre otros.
- Certificados plurilingües, expedidos conforme a los modelos del Convenio de la CIEC, que circulan sin legalización entre los países firmantes.
Cuidado con una confusión muy extendida: que un documento esté exento de apostilla no significa que esté exento de traducción. El impreso estándar multilingüe que acompaña al documento evita traducirlo en muchos trámites, pero si el organismo no lo acepta o el documento no viene con él, seguirá haciendo falta traducción jurada. En nuestra sección de traducción jurada por países explicamos cómo funciona en los destinos más habituales.
Cómo lo hacemos en Tradutema
Somos traductores jurados nombrados por el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación, y trabajamos siempre con el español como lengua de origen o de destino. El proceso es este:
- Nos mandas el documento escaneado y nos dices a qué país y a qué organismo va dirigido.
- Te confirmamos si necesitas apostilla, en qué orden hacerlo y dónde pedirla, antes de que contrates nada.
- Traducimos el documento y la apostilla en un único encargo, con presupuesto cerrado.
- Recibes la traducción jurada firmada y sellada, lista para presentar, con copia física si el organismo la exige.
No apostillamos nosotros (los traductores jurados no somos autoridad competente para hacerlo), pero te decimos exactamente adónde tienes que ir para que no des dos viajes. Escríbenos con tu documento y te decimos el orden y el precio el mismo día.
Preguntas frecuentes
¿Se apostilla la traducción jurada o el documento original?
El documento original. La apostilla certifica la firma de la autoridad que emitió el documento, no la del traductor. Por eso el original se apostilla primero y la traducción jurada se hace después, recogiendo también el texto de la apostilla.
¿Hay que traducir también la apostilla?
Sí, salvo que el organismo de destino indique lo contrario. Aunque el formulario esté normalizado, los datos rellenados (nombres, cargos, fechas, organismo emisor) están en el idioma del país que la emite, y la autoridad extranjera necesita entenderlos.
¿Puedo apostillar en España un documento extranjero?
No. Cada documento se apostilla en el país que lo ha emitido. Un certificado colombiano se apostilla en Colombia y uno alemán en Alemania. En España solo se apostillan documentos españoles.
¿Caduca la apostilla?
La apostilla en sí no tiene fecha de caducidad. Lo que sí caduca es el documento al que acompaña: muchos certificados tienen una validez limitada para el trámite, y si el documento pierde vigencia, el conjunto deja de servir.
¿Necesito apostilla para presentar un documento en otro país de la UE?
En muchos casos no. El Reglamento (UE) 2016/1191 exime de apostilla a documentos públicos como los de nacimiento, matrimonio, defunción, residencia o ausencia de antecedentes penales entre Estados miembros. Confirma siempre con el organismo receptor, porque la exención no cubre todos los documentos.
¿Vale la apostilla electrónica?
Sí. La apostilla emitida en soporte electrónico tiene la misma validez que la de papel y puede verificarse en el registro electrónico correspondiente. Para traducirla necesitamos el PDF íntegro, con su código de verificación visible.
¿Qué hago si ya he traducido sin apostillar?
No hace falta rehacer la traducción del documento. Apostilla el original y encárganos solo la traducción jurada de la apostilla, que se une al conjunto. Es bastante más barato que empezar de nuevo.
¿Cuánto tarda el trámite completo?
Depende sobre todo de la apostilla, que no está en nuestras manos y varía según el organismo y la comunidad autónoma. La traducción jurada, una vez tenemos el documento apostillado, se entrega en plazos cortos y te confirmamos la fecha exacta al presupuestar. Tienes más dudas resueltas en nuestras preguntas frecuentes sobre traducción jurada.