Cuando un documento debe presentarse en el extranjero, no siempre es suficiente con traducirlo. En muchos trámites administrativos, académicos o legales es obligatorio legalizarlo o apostillarlo previamente para certificar su autenticidad ante las autoridades del país de destino.
Este requisito es habitual en procedimientos como estudios en el extranjero, solicitudes de nacionalidad o residencia, matrimonios internacionales, herencias, homologaciones de títulos, procesos judiciales o trámites laborales. Sin embargo, el procedimiento concreto depende del país que emitió el documento y del país en el que se va a presentar.
En esta página explicamos de forma clara y estructurada qué es la legalización y la Apostilla de La Haya, cuándo se necesita cada una, quién las realiza, si deben traducirse y en qué casos existe exención. El objetivo es ayudarte a entender el proceso y a evitar errores frecuentes.
Pasos para legalizar y traducir mi documento
Si te han pedido que legalices o apostilles tu documento, conviene aclarar previamente una serie de cuestiones que determinarán el procedimiento correcto. No todos los documentos ni todos los países siguen las mismas reglas.
Antes de iniciar el trámite, pregúntate:
- ¿El país de destino es firmante del Convenio de La Haya?
- ¿Debo apostillar el documento o realizar una legalización tradicional?
- ¿La Apostilla debe realizarse antes o después de la traducción?
- ¿La institución receptora exige traducción jurada?
Como norma general, el orden más habitual es: documento original → Apostilla o legalización → traducción jurada del documento y de la Apostilla. Alterar este orden puede provocar que el trámite no sea aceptado.
Es importante recordar que la Apostilla o la legalización añaden información relevante (sellos, firmas, fechas) que también debe ser comprendida por la autoridad extranjera. Por ello, en la mayoría de los casos, esta información debe traducirse.
Qué es la legalización y la apostilla
La legalización es el procedimiento mediante el cual se certifica la autenticidad de un documento público para que pueda producir efectos legales en otro país. Este trámite lo realiza el país emisor del documento y puede implicar varias autoridades (ministerios, registros, notarías o consulados).
Debido a la complejidad de este proceso, en 1961 se firmó el Convenio de la Haya, cuyo objetivo fue simplificar la legalización de documentos entre los países firmantes. A partir de ese momento se introdujo la Apostilla de La Haya como sistema único de certificación.
La Apostilla consiste en una hoja normalizada que se adjunta al documento original y que certifica la autenticidad de la firma, el cargo del firmante y, en su caso, el sello del documento.
En resumen:
- Se utiliza el término apostilla cuando el país emisor del documento es firmante del Convenio de La Haya.
- Se habla de legalización cuando el país emisor no ha firmado dicho Convenio.
Países firmantes del Convenio de la Haya
Los siguientes países se han adherido al Convenio de La Haya y, por tanto, aceptan la Apostilla como forma de legalización:
Albania, Alemania, Andorra, Antigua y Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Azerbaiyán, Bahamas, Bahréin, Barbados, Bielorrusia, Bélgica, Belice, Bolivia, Bosnia-Herzegovina, Botsuana, Brasil, Brunéi, Bulgaria, Burundi, Cabo Verde, Chile, Chipre, Colombia, Islas Cook, Corea del Sur, Costa Rica, Croacia, Dinamarca, Dominica, Ecuador, El Salvador, Eslovaquia, Eslovenia, España, EE. UU.*, Estonia, Esuatini, Fiyi, Filipinas, Finlandia, Francia, Georgia, Granada, Grecia, Guatemala, Guyana, Honduras, Hong Kong, Hungría, India, Irlanda, Islandia, Islas Marshall, Israel, Italia, Japón, Kazajstán, Kirguistán, Lesoto, Letonia, Liberia, Liechtenstein, Lituania, Luxemburgo, Macao, Macedonia, Malawi, Malta, Marruecos, Mauricio, México, Moldavia, Mónaco, Mongolia, Montenegro, Namibia, Nicaragua, Niue, Noruega, Nueva Zelanda, Omán, Países Bajos*, Panamá, Paraguay, Perú, Polonia, Portugal, Reino Unido*, República Checa, República Dominicana, Rumanía, Rusia, San Cristóbal y Nieves, Santa Lucía, San Vicente y las Granadinas, Samoa, San Marino, Santo Tomé y Príncipe, Serbia, Seychelles, Singapur, Sudáfrica, Suecia, Suiza, Surinam, Tayikistán, Tonga, Trinidad y Tobago, Túnez, Turquía, Ucrania, Uruguay, Uzbekistán, Vanuatu y Venezuela.
* Y territorios asociados.
Quién realiza la legalización o la Apostilla
Los traductores jurados no están habilitados para realizar la legalización ni la Apostilla. Cada país determina qué autoridad es competente para llevar a cabo este trámite, que suele depender del tipo de documento.
Por ello, es necesario dirigirse a la administración del país emisor del documento para informarse del procedimiento exacto. En algunos casos intervienen ministerios, registros civiles, notarías o tribunales.
En nuestra sección Países explicamos cómo y dónde realizar este trámite en algunos casos concretos.
¿Debo traducir la Apostilla?
Sí. En la práctica, es recomendable realizar la traducción jurada tanto del documento como de la Apostilla. Aunque la plantilla de la Apostilla esté redactada en varios idiomas, los datos específicos (nombres, cargos, fechas, sellos y firmas) suelen figurar en un único idioma.
Para evitar problemas de interpretación o requerimientos adicionales por parte de la institución receptora, lo más seguro es que toda la información relevante quede reflejada en la traducción jurada.
Traducción jurada con Apostilla de La Haya y legalización
La traducción jurada con Apostilla de La Haya y legalización es necesaria cuando un documento oficial debe presentarse ante una autoridad extranjera y esta exige tanto la certificación de su autenticidad como su comprensión en otro idioma. En estos casos, no basta con traducir el contenido principal del documento: también deben traducirse los sellos, firmas, anotaciones y certificaciones que incorpora la Apostilla o la legalización. El objetivo es que la institución de destino pueda verificar tanto la validez formal del documento como el significado completo de toda la información que lo acompaña, sin margen de interpretación.
Exención de Apostilla
Existen determinados supuestos en los que no es necesario aportar Apostilla ni legalización, siempre que se cumplan ciertos requisitos.
Para los países firmantes del Convenio de la Haya, y conforme al Convenio de la Comisión Internacional del Estado Civil (CIEC), no requieren legalización ni Apostilla los siguientes documentos plurilingües:
- Documentos acreditativos del estado civil expedidos conforme al modelo del Convenio
- Certificados internacionales de nacimiento
- Certificados internacionales de matrimonio
- Certificados internacionales de defunción
- Certificados internacionales de capacidad nupcial
- Nacimiento
- Defunción
- Fe de vida
- Nombre
- Matrimonio y estado civil
- Divorcio, separación judicial o nulidad
- Unión de hecho
- Filiación o adopción
- Domicilio o residencia
- Nacionalidad
- Ausencia de antecedentes penales
Aunque exista una exención, algunas instituciones pueden exigir requisitos adicionales según el trámite concreto. Por ello, siempre es recomendable confirmar las condiciones exactas antes de presentar la documentación.